Workflow Standard AB adalah standarisasi alur kerja yang direkomendasikan (TIDAK WAJIB) oleh AdminBengkel kepada bengkel yang sudah menggunkan sistem AdminBengkel, yang berguna untuk mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia dan untuk mencegah komplain pelanggan yang berlebihan.
Ada 3 poin standar yang AdminBengkel rekomendasikan:
A. Standarisasi pelayanan
Standarisasi ini berlaku ketika bengkel kedatangan pelanggan yang akan menservis atau memperbaiki sepeda motornya, berikut hal-hal yang direkomendasikan untuk menyambut kedatangan pelanggan:
- Berkenalan atau mengenalkan diri kepada pelanggan baru yang belum kenal, hal ini dilakukan agar pelanggan mendapatkan kesan ramah ketika baru datang ke bengkel kamu.
- Menanyakan keluhan pelanggan secara detail, mulai dari keperluannya ke bengkel apakah mau servis?, ganti sparepart?, bongkar mesin? atau hanya tanya alamat rumah? Jika keperluannya untuk memperbaiki sepeda motor, tanyakan kendala yang dirasakan pelanggan ketika mengendarai sepeda motornya, hal ini dilakukan agar nantinya kita dapat dengan mudah menganalisa kerusakan, contoh kasus "konsumen mengeluhkan rem depa bunyi cit-cit" dari keluhan tersebut kamu nantinya bisa langsung menawarkan kampas rem kepada pelanggan "misalkan kampas rem-nya yang aus, langsung diganti atau konfirmasi dulu bapak/ibu/saudara/mbak/mas?".
- Menanyakan sparepart yang baru atau yang pernah diganti, hal ini bertujuan utuk menghindari kesalah pahaman antara pelanggan dan kamu, karena sering kali kita mendengar perkataan pelanggan seperti ini "kemarin baru ganti v-belt kok ini ganti lagi" untuk menghindari kejadian seperti ini lakukan pengecekan pada sparepart yang menurut konsumen sudah diganti dan menunjukan kondisi fisiknya sebelum semuanya dibongkar agar konsumen benar-benar mengetahui kondisi yang sebenarnya.
- Mengecek kondisi fisik sepeda motor, hal ini bertujuan untuk mencegah komplain konsumen yang mengada-ada, contoh pelanggan komplain seperti ini "setelah diservis baut-baut-nya ko pada hilang, padahal sebelum diservis ada loh", untuk menghindari hal seperti ini lakukan pengecekan fisik sepeda motor secara teliti sampaikan kepada pelanggan jika kamu menemukan hal-hal yang janggal, misalkan cover body pecah dan kondisi fisik lainnya, tunjukan kepada pelanggan komponen yang sudah rusak sebelum motor diperbaiki agar pelanggan tidak bisa menyalahkan kamu atas perbuatan yang tidak kamu lakukan.
- Sampaikan estimasi waktu pengerjaan dan biaya servis, agar diawal konsumen dapat memutuskan apakah konsumen berkenan jika sepeda motornya diperbaiki dengan jangka waktu yang perbaikan yang sudah disampaikan dan apakah konsumen berkenan melakukan perbaikan sepeda motornya jika biayanya sejumlah yang disampaikan, hal ini bertujuan agar pelanggan bisa memutuskan dengan bijak apakah pelanggan akan menunggu sampai sepeda motornya selesai diservis atau pelanggan meninggalkan sepeda motornya dan mengambil sepeda motornya ketika sudah selesai diservis, dan juga dengan menyampaikan estimasi biaya pelanggan dapat memperkirakan biaya yang harus dikeluarkan untuk memperbaiki sepeda motornya jadi pelanggan dan mengkondisikan dengan rencana keuangannya sendiri.
- Mulai memperbaiki sepeda motor pelanggan.
- Menyiapkan alat-alat yang diperlukan, agar kamu dapat langsung menggunakan alat tersebut tanpa harus mencari-carinya terlebih dahulu, sering kali teknisi sembrono menaruh kunci ketika selesai perbaikan dan ketika ingin menggunakannya lagi ternyata kunci-nya dicari-cari tidak ketemu, dengan menyiapkan alat-alat terlebih dahulu maka kamu akan menghemat waktu karena tidak melakukan pekerjaan yang tidak diperlukan seperti mencari-cari kunci ketika sedang memperbaiki sepeda motor.
- Prioritaskan keluhan pelanggan terlebih dahulu, jika pelanggan mengeluhkan remnya kurang pakem maka kamu harus menyelesaikan keluhan ini terlebih dahulu sampai keluhan benar-benar teratasi, pelanggan mempercayakan untuk datang ke bengkel kamu untuk mengatasi keluhannya, jadi jangan lakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan keluhan pelanggan, hal ini dapat merugikan bengkel dan nama baik bengkel kamu, hanya melakukan penawaran sparepart lainnya ketika kamu sudah menyelesaikan keluhan pelanggan tersebut.
- Membersihkan sepeda motor dengan lap bersih ketika motor sudah selesai diperbaiki dan semuanya terpasang dengan baik dan benar, pelanggan datang dengan kondisi sepeda motornya bersih maka ketika keluar dari bengkel kondisinya juga harus bersih lebih baik lagi jika tambah bersih, hal ini bertujuan agar pelanggan dapat merasakan keperdulian kamu terhadap sepeda motornya dan imbasnya mereka akan kembali lagi untuk melakukan repeat order karena kamu sudah melayaninya dengan baik.
- Lakukan uji coba jalan dan cek kekencangan baut-baut, untuk menghindari sepeda motor bermasalah ketika dikendarai pelanggan, maka kamu harus mencoba mengendarai sepeda motor tersebut terlebih dahulu, hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah layak atau sudah dirasa enak dikendarai untuk diserahkan kepada pelanggan, dan jangan lupa cek/kencangkan baut-baut roda, rem, cover body untuk memastikan layak untuk diserahkan kepada pelanggan.
- Mengecek kembali catatan sparepart yang sudah diganti, hal ini bertujuan agar kamu tidak merugi contoh kasus kamu sudah mengganti aki, busi dan oli tetapi dicatatan penggantian sparepart yang tercantum hanya busi dan oli, kasus ini akan membuat kamu rugi seharusnya pelanggan harus membayar aki juga tetapi karena tidak tercatat dengan baik akhirnya pelanggan hanya membayar busi dan olinya saja, lumayankan harga aki?.
- Sampaikan proses pengerjaannya, agar pelanggan mengetahui sebenarnya apa saja kerusakan dari sepeda motornya dan sparepart apa saja yang sudah diganti, hal ini akan membuat pelanggan lebih percaya karena ada transparansi pekerjaan yang dilakukan, bukan diam-diam mengganti sparepart yang masih bagus kamu ganti.
- Tanyakan sparepart bekas mau dibawa pulang atau tidak karena ini 100% milik pelanggan.
- Memberikan informasi tentang kapan servis berikutnya dilakukan dan sparepart apa saja yang perlu diganti pada servis berikutnya, hal ini bisa dilakukan dengan cara menyampaikannya langsung secara lisan tetapi yang AdminBengkel sarankan adalah membuat sticker pengingat servis untuk ditempelkan di sepeda motor pelanggan agar pelanggan melihat jadwal servis tersebut dan nantinya akan kembali ke bengkel kamu untuk melakukan servis lagi.
- Mengucapkan terimakasih karena sudah mempercayakan sepeda motornya kepada bengkel kamu.
Baca juga: Hal-hal yang perlu diperhatikan saat servis motor
B. Standarisasi gudang sparepart
Standarisasi ini bertujuan agar kamu dapat dengan mudah mengambil dan merawat stok sparepart, berikut poinnya:
- Lokasi penyimpanan sparepart berbentuk rak.
- Memisahkan sparepart sesuai kategorinya dengan cara menempatkan sparepart tersebut kedalam kardus/wadah yang sudah dimodifikasi yaitu sudah ada kode lokasinya jadi ketika kita akan mengambil sparepart tinggal melihat saja kode lokasinya dan sparepart akan langsung ketemu, tidak mencari satu-persatu dari kardus/wadah yang ada, dan ini juga dapat meminimalkan kelupaan ketika kamu menempatkan sparepart, metode ini terinspirasi dari sistem "DAFTAR ISI" pada buku.
- Minimal menyetok sparpart yang sering diganti seperti oli mesin, oli gardan, busi, lampu depan, lampu rem, lampu senja, kampas rem, ban, laker roda, rantai roda dan vbelt.
- Prioritaskan menyetok sparepart genuine atau asli agar sepeda motor pelanggan awet tidak gampang rusak.
- Usahakan jangan menyetok sparepart yang jarang laku.
- Lakukan audit sparepart secara rutin minimal satu bulan satu kali, hal ini bertujuan agar kamu bisa mengetahui sparepart yang hilang jadi kamu dapat melacak kehilangan dengan cepat.
C. Standarisasi promo
Standarisasi ini dilakukan hanya ketika bengkel kamu sepi atau kamu ingin mendapatkan lebih banyak pelanggan, berikut poin-poinnya:
- Sebelum mempromosikan sebuah hal yang menarik, kamu harus memastikan bahwa bengkel kamu mempunyai pelayanan yang baik dan hasil perbaikan yang baik juga, percuma saja banyak pelanggan yang datang karena promo yang kamu berikan, jika pelayanan dan perbaikan yang bengkel kamu lakukakan kurang beres, tujuan promosi adalah mengenalkan produk kita, jika kita mengenalkan sesuatu dengan menarik tetapi produk kita ternyata tidak sesuai ekspektasi maka hal ini sama saja kamu memperkenalkan produk yang buruk, dan mereka akan datang cuma satu kali selebihnya menjelek-jelekan bengkel dibelakang kamu dan ini biasanya akan tersebar dengan sangat cepat, dan yang pastiya akan merugikan bengkel kamu.
- Melakukan promosi yang umum saja, jangan merusak harga pasaran, hal ini untuk menjaga hubungan baik, antara para pemilik bengkel dengan kamu, karena sebagai manusia pasti kita saling membutuhkan, apa jadinya jika kamu membutuhkan sesuatu dari bengkel lain tetapi kamu tidak mempunyai hubungan yang baik dengan bengkel tersebut? Lakukanlah persaingan bisnis secara sehat jangan sampai merugikan pihak tertentu.
- Selalu memberikan promo sesuai yang dibutuhkan, misalnya kalau setiap pagi bengkel kamu sepi maka kamu bisa menanganinya dengan cara memberikan harga khusus kepada pelanggan yang menservis sepeda motornya dipagi hari, jangan memberikan promo yang memang diwaktu tersebut bengkel kamu sudah rame, karena ini hanya akan membuat kamu kelelahan dan akhirnya menolak pelanggan yang datang, dan menolak pelanggan adalah tindakan yang sangat buruk.
Posting Komentar
If you can't commemt, try using Chrome instead.